تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی؛ هوش مصنوعی چگونه قراردادها را تغییر می‌دهد؟

بستن قرارداد یک فعالیت رایج است، اما تنها بعضی از شرکت‌ها این کار را به صورت مفید و تاثیرگذار انجام می‌دهند. در واقع، تخمین زده شده که قرارداد‌های ناکارآمد، موجب از دست دادن ۵ تا ۴۰ درصد ارزش معامله‌ می‌شوند. اما اکنون، پیشرفت‌های تکنولوژیکی، مانند تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی artificial-intelligence) AI)، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بر بسیاری از چالش‌هایی که در قرارداد‌ها وجود دارد، غلبه کنند.

اصلی‌ترین چالشی که شرکت‌ها در بستن قرارداد با آن مواجه می‌شوند، پیگیری تعداد زیادی قرارداد است، که اغلب این قرارداد‌ها یکسان نیستند و سازماندهی، مدیریت و به روزرسانی آن‌ها مشکل است.

اکثر شرکت‌ها، پایگاه داده‌ای از تمام اطلاعاتی که در قراردادهایشان است را ندارند، چه برسد به اینکه بخواهند یک روش کارآمد برای استخراج داده‌ها داشته باشند؛ بنابراین هیچ راه منظم و سریعی برای مشاهده قرارداد‌های پیچیده و یا مشاهده این که چگونه یک بند خاص در قرارداد می‌تواند با کلمات متفاوتی بیان شود، در اختیار ندارند.

نه تنها پیش نویس کردن، اجرا و بهبود قراردادها، بلکه فرایند قرارداد بستن و مدیریت این قراردادها، به نیروی انسانی بسیار زیادی نیاز دارد. برای مثال، اگر یک شرکت تکنولوژی بزرگ بخواهد حجم عظیمی از قرارداد‌های تدارکاتی که همه آن‌ها دارای تاریخ‌های تجدید و بازنگری مذاکره هستند، را بررسی کند، برای انجام این کار به صد‌ها ساعت زمان و یک تیم از مدیران نیاز دارد تا تمام این اطلاعات و قرارداد‌ها را بررسی کنند و مطمئن شوند که هیچ نکته‌ای را از قلم ننداخته‌اند.

چگونه artificial-intelligence) AI) قرارداد‌ها را تنظیم کرده و تغییر می‌دهد؟

نرم افزار AI می‌تواند به راحتی داده‌ها را استخراج و محتوای قرارداد‌ها را آشکار کند (تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی می‌تواند فارغ از تعداد قراردادها، به سرعت تاریخ‌های تجدید و مدت بازنگری آن‌ها را بیرون بکشد و سازماندهی کند). این کار به شرکت‌ها اجازه می‌دهد که قرارداد‌ها را با سرعت بیشتری بررسی و سازماندهی کنند و به راحتی به حجم عظیمی از داده‌های مربوط به قرارداد‌ها دسترسی داشته باشند و پتانسیل مشاجره بر سر قرارداد را کاهش دهند و حجم قرارداد‌های قابل مذاکره و اجرا را بالا ببرند.

در تحقیقی، مشاهده شده که بسیاری از شرکت‌ها از نرم افزار مدیریت قرارداد استفاده می‌کنند، اما تعداد کمتری از شرکت‌ها از نرم افزار پیشرفته‌تر با قابلیت‌های AI استفاده می‌کنند (اکثرا شرکت‌هایی که حجم قرارداد‌های روتین‌شان زیاد است). این شرکت‌ها به طور کلی افزایش بهره وری و کارایی در قرارداد‌های خود را مشاهده کرده‌اند.

استفاده از نرم افزار AI و تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی، برای بهبود قرارداد‌های شرکت‌ها بسیار مفید است و این تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی یا نرم افزار AI به سه روش انجام می‌شود:

• با تغییر ابزار‌هایی که شرکت‌ها برای بستن قرارداد استفاده می‌کنند
• تاثیر بر محتوای قراردادها
• تأثیرگذاری بر فرایند‌هایی که شرکت‌ها به آن متعهد می‌شوند

ابزار‌های بهبود یافته برای مدیریت و  تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی

در حالی که سالهاست نرم افزار‌هایی برای بررسی اسناد قانونی وجود داشته است، اما تنها کاری که این نرم افزار‌ها انجام می‌دهند، کمک به ذخیره سازی و سازماندهی قرارداد‌ها است.

نرم افزار قراردادی که از سیستم AI استفاده می‌کند، سطح توقع را برای نرم افزار‌های مشابه بالا برده است. به عنوان مثال، نرم افزار قرارداد AI، می‌تواند نوع قرارداد را (حتی در چندین زبان)، بر اساس تشخیص الگو، در نحوه تهیه پیش نویس سند توضیح دهد.

نرم افزار قرارداد AI، الگوریتم‌های خود را بر روی مجموعه‌ای از داده‌ها (قراردادها) طراحی کرده تا الگو‌ها را تشخیص داده و متغیر‌های کلیدی را استخراج کند (جملات، تاریخ، طرفین قرارداد و …). این نرم افزار به شرکت اجازه می‌دهد که قرارداد‌هایش را به طور موثرتری مدیریت کند، زیرا می‌داند که در هر قرارداد چه نکاتی وجود دارد و به راحتی به آن‌ها دسترسی دارد.

نرم افزار AI پیش بینی ساده‌ای را نیز ارائه می‌دهد، که بر اعتبار آزمایی دلالت می کند. این نرم افزار می‌تواند به سرعت حجم زیادی از قرارداد‌ها را دسته بندی کند و بر اساس معیار‌های مشخص شده توسط شرکت، قرارداد‌های منحصر به فرد را نشانه گذاری نماید. همچنین نرم افزار قرارداد AI کنونی، می‌تواند قرارداد‌ها را در هر قالبی که باشند، بخواند، داده‌هایی را که از قرارداد استخراج کرده تجزیه و تحلیل کند.

تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی و نرم افزار قرارداد AI، می‌تواند اطلاعات مربوط به قرارداد را بسیار سریعتر از یک تیم متشکل از وکلا، استخراج نماید. ممکن است به نظر برسد این خبر بدی برای وکیل‌ها است، اما لزوما اینطور نیست.

داشتن اطلاعات اضافی در مورد قرارداد‌ها می‌تواند به شرکت‌ها در به روز رسانی منظم قرارداد‌ها کمک کند، وکلا هم می‌توانند به جای بررسی قرارداد‌ها، بر روی نقششان به عنوان مشاور، بیشتر تمرکز کنند.

نگهداری قرارداد‌ها بدون تغییر با نرم افزار قرارداد AI

نرم افزار قرارداد AI به شرکت‌ها کمک می‌کند که شرایط و کاربرد‌ها را در تمام قراردادهایشان، ثابت نگه دارند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت بخواهد تعریف اطلاعات محرمانه را به نحوی خاص در موافقتنامه‌های غیر افشائی (NDA) تعریف کند، باید اطمینان حاصل کند که تمام بخش‌های آن با این تعریف سازگار است و تغییرات در تعریف، به سرعت و با دقت گنجانده می‌شوند، زیرا دگرگونی می‌تواند به شرکت آسیب برساند.

نرم افزار قرارداد AI و تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی، می‌تواند به راحتی این شرایط را با قالب‌های شرکت سازگار کند و شرایط دیگری که از طرف شرکای تجاری‌ است و علامت اطلاعات محرمانه را دارند را در نظر بگیرد.

توانایی شناسایی و استخراج اطلاعات کلیدی، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا قرارداد‌ها را به طرز درستی سازماندهی و اجرا نمایند. به عنوان مثال، یک شرکت با تعداد زیادی قرارداد فروش، باید اطمینان حاصل کند که مقررات و جریمه‌های فسخ قرارداد، هم در قرارداد‌های خود و هم در قرارداد‌های فروشندگان، رعایت می‌شود.

مدیریت متغیرها، یک تعهد بزرگ است که نیاز به سازماندهی کنترل شده دارد. اما نرم افزار قرارداد AI می‌تواند این مقررات را در قرارداد‌های شرکت که فروشندگان آن‌ها را ارسال می‌کنند، ضبط و استانداردسازی کند، و این باعث می‌شود که موارد ناسازگار به راحتی شناسایی شوند و اطمینان حاصل شود که مقررات نامطلوب به سرعت مورد بررسی قرار می‌گیرند.

علاوه بر این، نرم افزار قرارداد AI می‌تواند به سرعت با ارزیابی شرایط و مقررات غیر استاندارد، میزان ریسک را در قرارداد‌ها مشخص کند (تجزیه و تحلیل میزان ریسک را بسیار سریعتر از یک گروه از وکلا انجام می‌دهد)؛ و این کار، می‌تواند ریسک خطا‌های انسانی را در تهیه و بررسی قرارداد، کاهش دهد.

فرآیند‌های جدید نیازمند مهارت‌های جدید هستند

همانطور که ابزار‌هایی مانند تنظیم قرارداد  AI، محتوای واقعی قرارداد‌ها را تغییر می‌دهد، به نوبه خود، بر فرآیند‌های قراردادی که شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند، تاثیر می‌گذارند. در گذشته، یک قرارداد موفقیت آمیز نیازمند مهارت‌های لازم در پیش نویس کردن و مذاکره در مورد قرارداد، و همچنین مدیریت و بررسی آن‌ها بود.

معاملات ویژه‌ای که ارزش بالایی داشتند، به گروه‌های وکلا که ساعت‌ها زمان می‌گذاشتند تا قرارداد‌ها را بررسی کنند، وابسته بود و حتی معاملات روتین، نیازمند کارکنانی بود که با دقت بالا جزئیات را بررسی کنند.

انتظار می‌رفت که متخصصین قرارداد، راه‌های هوشمندانه‌ای برای پیش نویس قرارداد‌ها در نظر بگیرند تا مشتری‌ها هم با آن موافق باشند. اما زمانی که کار اعتبار آزمایی و سازماندهی قرارداد‌ها و حتی تهیه پیش نویس کردن آن‌ها، به وسیله نرم افزار قرارداد AI انجام می شود، منابع مورد نیاز برای تولید حجم زیادی از قرارداد‌ها (هم ساده و هم پیچیده)، تغییر خواهد کرد.

این لزوما به این معنی نیست که شرکت‌ها به وکلای کمتری نیاز دارند، بلکه نقش آن‌ها ممکن است تغییر کند.

برای مثال، وکلا به جای اینکه به بررسی اسناد بپردازند، زمان بیشتری را برای ارزیابی ریسک و ارائه مشاوره صرف می‌کنند و به جای داشتن یک تیم بزرگ از همکاران قبل از انجام یک معامله، شرکت‌ها می‌توانند از یک تیم کاری کوچک‌تر و با سرعت بیشتر برای بررسی اسنادی که نرم افزار نشانه گذاری کرده، استفاده کنند و در نهایت این تیم می‌تواند مشاوره و طرح خود را ارائه دهد.

نظر پروفسور  هالیفیلد در مورد استفاده از نرم افزار قرارداد AI

در واقع، پروفسور گیلین کید هالیفیلد، استاد حقوق در دانشگاه کالیفرنیا جنوبی که متخصص در قانون قرارداد است، معتقد است که استفاده از نرم افزار قرارداد AI منجر به استفاده بهتر از وکلای با استعداد خواهد شد و وکلا به جای انجام فعالیت‌های روزمره، بر روی کار‌های بسیار ارزشمندتری، مانند شکل دادن استراتژی‌ها و پیگیری مشکلات پیچیده قانونی متمرکز می شوند. در واقع با استفاده از این رویکرد، نقش متخصصان مدیریت قرارداد، تغییر خواهد کرد.

در حالی که قبلا، موافقت با قرارداد توسط یک تیم انجام می‌شد، ابزار‌هایی مانند AI که به خوبی طراحی شده اند، به همراه چند کارمند، این کار را انجام می‌دهند. مدیران سازمان و کارمندانشان، به جای مهارت‌های سازمانی که نقش کلیدی را ایفا می‌کرد، نیاز به تخصص و مهارت فنی بیشتری برای کار با اینگونه نرم افزار‌ها خواهند داشت.

این بهبود در ابزارها و فرآیند‌ها به این معناست، زمانی که این تکنولوژی گسترده‌تر شود، قرارداد‌ها سریع‌تر، بهتر و ساده‌تر تنظیم می‌شوند. اما با وجود اینکه AI وعده داده است که کار‌های زیادی را برای ارتقاء و بهبود کاربری این گونه ابزار‌ها انجام دهد، اما ممکن است نتواند به همه وعده‌های خود عمل کند!

استفاده از تکنولوژی تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی

تکنولوژی تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی، در حال حاضر در نقطه میانی کاربرد خود قرار دارد و به صورت یک جریان پیشرفتی، در صنایعی که از قرارداد‌های روتین و مبتنی بر الگو، استفاده می‌کنند. در یک مدل زنجیره ‌ای بلوکی استفاده می‌شود. به‌کارگیری این تکنولوژی در این سبک، که اجازه می‌دهد قرارداد‌ها تکامل پیدا کنند و با توجه به نیاز‌های طرفین قرارداد، بازنویسی شوند.

استفاده اصلی دیگر، کمک به توسعه استاندارد‌های قرارداد، مانند چگونگی مذاکره و تشکیل برخی بند‌های دیگر خواهد بود. هنگامی که شرکت‌ها در حال مذاکره هستند، می‌توانند به راحتی به قرارداد‌های مشابه خود تا ۲۰ سال گذشته، دسترسی داشته باشند و ببینند کدام عبارات بیشتر مورد استفاده قرار گرفته است. با انجام این کار، مذاکرات در مورد بند‌های قرارداد کمتر می‌شود و فرایند بستن قرارداد آسانتر می‌گردد.

درک اینکه ابزار‌های قرارداد AI چه کار‌هایی می‌توانند و چه کار‌هایی را نمی‌توانند انجام دهند، کلید اصلی پیاده سازی و استفاده موفق از آنهاست.

در حال حاضر، ممکن است نرم افزار AI و تنظیم قرارداد با هوش مصنوعی، بیشترین ارزش را برای شرکت‌هایی داشته باشد که حجم زیادی قرارداد‌های روتین دارند و یا معاملات بیشتری انجام می‌دهند. اما همانطور که این تکنولوژی پیشرفت می‌کند، مطمئنا روزی می‌رسد که برای همه شرکت‌ها مفید واقع خواهد شد.

منبع: Harvard Business Review