آیا شما باید اشتباه یک دوست در محل کار را پوشش دهید؟
خوب است که یک دوست در محل کار داشته باشید که به شما اهمیت دهد و خیر و منفعت شما را بخواهد. حتی تحقیقات نشان داده که داشتن یک دوست در محل کار، مفید است و در انجام بهتر کارها به شما کمک خواهد کرد. مزایای داشتن یک دوست در محل کار کاملا مشخص است، اما جنبه‌های منفی آن چطور؟ اگر دوست شما خطایی بکند چه اتفاقی می‌افتد؟ چگونه اوضاع را کنترل می‌کنید؟ آیا باید خطای دوست‌تان را پوشش دهید؟ در ادامه با رشد و پیشرفت همراه باشید.
مانند اکثر مشکلات پیچیده‌ای که در محل کار وجود دارد، بیش از یک جواب درست برای این قبیل سوالات وجود دارد. رویکرد شما به عوامل مختلفی بستگی دارد.
اول، خطاها تا چه اندازه جدی هستند؟ آیا باعث به وجود آمدن مشکلات جدی برای تیم‌تان یا برای مشتری‌های‌تان می‌شود؟ بعد اینکه، دوست‌تان تا چه اندازه از مضر بودن رفتاری که انجام داده و تاثیرات مخرب آن آگاه است؟ در نهایت، مدیر دوست‌تان، چطور می‌خواهد اوضاع را کنترل کند؟ آیا فرد دیگری به جز شما متوجه مشکل شده یا خیر؟ پاسخ به این سوالات به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید چه موقع مداخله کنید و کدام یک از راه حل‌هایی که در زیر آورده شده را انجام دهید.
در این مطلب می‌خوانید:
رفتار درست در مورد خطای یک دوست
یکی دوبار اول که از یک دوست در محل کارتان اشتباهی سر می‌زند، کاملا قابل قبول است که خطایش را پوشش دهید. وقتی می‌گویم “پوشش دهید” منظور من این نیست که مسئله را پنهان کنید. منظورم این است که شما می‌توانید مداخله کنید و خودتان کاری که او باید انجام می‌داده را به شکل درستی انجام دهید.
به عنوان مثال، اگر قرار بوده دوست‌تان یک مشتری را راهنمایی کند و الان معلوم نیست کجا غیبش زده، شما باید خودتان مشتری را راهنمایی کنید. پوشش، همچنین می‌تواند به این معنی باشد که شما کمک کنید که عواقب ناشی از خطایی که دوست‌تان انجام داده کمتر شود، مثلا بگویید: “امروز من چند مرتبه به کمک نیاز داشتم و دوستم در کارها به من کمک کرد بنابراین نتوانست گزارش کارش را بنویسد، من می‌دانم که او در حال حاضر مشغول نوشتن گزارش است و به زودی آن را تحویل می‌دهد.” نکته مهم این است که هرگز نباید دروغ بگویید. نه تنها این کار دغل بازی و فریب است، بلکه اگر دروغ‌تان برملا شود ممکن است هم شما و هم دوست‌تان شغل‌تان را از دست بدهید.
به محض اینکه برای دومین بار خطایی از یک دوست در محل کارتان سر زد و شما مجبور به پوشش آن شدید، حتما دوست‌تان را از عواقب کارهایی که انجام می‌دهد آگاه کنید. لازم نیست در این مورد رسمی باشید اما لازم است که آگاهی دوست‌تان را در مورد عواقب کارهایش، بالا ببرید. باید از جملاتی ساده استفاده کنید، مانند: “امروز بعد از ظهر یک تور برنامه ریزی شده داشتی که من آن را به جای تو انجام دادم، کجا بودی؟ “اگر پاسخ او باعث نگرانی شما شد، می‌توانید کمی بیشتر پرس و جو کنید و ببینید آیا موردی برای نگرانی وجود دارد یا خیر. مثلا خیلی ساده می‌توانید بپرسید: “همه چیز رو به راه است؟”
دوستی‌ها و دوست در محل کار
اگر دوست‌تان همچنان وظایف مهم را درست انجام نمی‌دهد، باید برخوردتان کمی‌صریح تر باشد. در این مرحله، تاثیراتی که رفتار او بر روی شما داشته را با او درمیان بگذارید. اکنون زمان آن رسیده که برخورد رسمی‌تری داشته باشید. حتی می‌توانید مدل حرف زدن و تن صدای‌تان را به گونه‌ای تغییر دهید که مشخص شود مشکلی وجود دارد: “برای جلسه‌ی تیمی که امروز صبح برگزار شد ۳۰ دقیقه تاخیر داشتید. من متوجه شدم ماری در حال نوشتن یادداشت بود که شما وارد شدید. احتمالا در جلسه بعدی که با او دارید در این مورد با شما صحبت خواهدکرد. چه خبر است؟”
اگر دوست‌تان خواست از شما سوء استفاده کند (مانند دفعات قبل که کار او را پوشش دادید)، عواقب رفتار او بر روی خودتان را برایش شرح دهید: “شما ۳۰ دقیقه برای جلسه تیمی امروز دیر کردید. من مجبور شدم به جای شما گزارش کار بدهم. من آمادگی نداشتم و این باعث ناراحتی من شد. چه چیزی باعث شد دیر کنید؟”
در بعضی موارد، اگر این رفتار شما جواب نداد، باید روش خود را عوض کنید. اگر هر بار که دوست‌تان اشتباهی می‌کند شما خطای او را جبران می‌کنید، ممکن است این پوشش دهی شما باعث شود که او عواقب کارش را نبیند و رفتارش را عوض نکند. تنها چیزی که این رفتار شما به دوست‌تان نشان می‌دهد، این است که هر کجا که اشتباهی بکند، شما هستید که جوابگو باشید و خطایش را پوشش دهید بنابراین نیازی نیست که نگران رفتارش باشد. پس وقت آن رسیده تا بگذارید عواقب کارش را مشاهده کند.
طریقه برخورد در مورد کم کاری‌های یک دوست
روش‌تان را به شیوه‌ای عاقلانه انتخاب کنید، اجازه ندهید اشتباه بزرگی رخ دهد که باعث ضربه زدن به تیم شود یا قابل مشاهده برای مشتری‌ها باشد. اگر دوست‌تان مهلت تحویل گزارشات داخلی را نادیده می‌گیرد یا بخش‌های مهمی از ارائه‌ای که قرار است آماده کند را درست انجام نداده، نیازی نیست کم کاریش را پوشش دهید. فقط کمی او را راهنمایی کنید و بقیه کار را به خودش بسپارید تا مشکلش را حل کند. مثلا بگویید: “من متوجه شدم که در ارائه‌ای که آماده میکنی، بخش تحلیل رقابتی وجود ندارد. من می‌دانم که مدیر انتظار دارد که چنین بخشی در ارائه باشد.” اگر دوست‌تان سعی کرد از شما خواهش کند که این کار را برایش انجام دهید، خیلی ساده بگویید: “نه” یا “نمی‌توانم.” دعوا راه نیندازید اما قاطع و محکم برخورد کنید.
در این مرحله، اگر این شخص واقعا یک دوست در محل کارتان است، از او بخواهید که کمی در مورد مشکلاتش برایتان توضیح دهد. آیا برای یک مدت معین، در خانه سرش شلوغ است؟ اگر اینطور است، به دوست‌تان پیشنهاد دهید به جای اینکه همه را به دردسر بیندازد، از یکی دیگر از اعضای تیم درخواست کمک کند. اگر موردی نگران کننده‌تر وجود دارد، مانند یک مشکل فیزیکی یا ذهنی، باید کسی را داشته باشد که به او اعتماد کند. اگر دوست‌تان نمی‌خواهد در مورد مشکلش صحبت کند او را تحت فشار قرار ندهید. در این مورد، شما می‌توانید دوست‌تان را تشویق کنید که به دنبال فردی باشد که در خارج از محل کار به او کمک کند.
در جریان گذاشتن مدیر دوست و انجام اقدامات
ممکن است لازم باشد که مدیر دوست‌تان را در جریان بگذارید، به خصوص اگر مدیری است که از اعضای تیمش حمایت می‌کند تا تیمی موفق داشته باشند. شما می‌توانید بدون اینکه کسی را مضطرب کنید، به سادگی در مورد نگرانی‌های خود صحبت کنید.
به طور مثال: “من متوجه شدم که دوستم در این ماه موفق نشده دو تا از کارهایی که باید انجام می‌داده را انجام بدهد. من از او سوال کردم اما توضیح زیادی نداد. من نگران او هستم. آیا فرصت دارید که این هفته با او صحبت کنید و ببینید مشکل چیست؟”
به محض اینکه متوجه شدید رویه‌ای که یک دوست در محل کارتان در پیش گرفته موجب ایجاد مشکلات مالی، اعتباری و قانونی برای سازمان‌تان می‌شود، باید رویکردتان را تغییر دهید. در این لحظه باید مسئولیت و تعهدات خود نسبت به سازمان را به روابط دوستی‌تان ترجیح دهید.
مانند تمام مواردی که در بالا ذکر شد، شما باید قبل از اینکه به دیگران چیزی بگویید، با دوست‌تان صحبت کنید: “من نمی‌توانم از این خطا چشم پوشی کنم. محموله اشتباه برای مشتری ارسال شده و ما باید قبل از اینکه همه را به دردسر بیندازیم این اشتباه را اصلاح کنیم.”
اهمیت دادن به دوست خود
همه این سناریوها، حتی نکات اولیه در مورد بالا بردن آگاهی فرد، ممکن است باعث احساس ناراحتی شود. اما این نشانه این است که شما به دوست خود اهمیت می‌دهید و مراقب او هستید و می‌خواهید این رابطه دوستانه را ادامه دهید. به یاد داشته باشید که دوستان واقعی کسانی هستند که برای محافظت از شما کارهایی انجام می‌دهند که در بلند مدت به نفع شما است نه آن‌هایی که آنچه را که دوست دارید بشنوید به شما می‌گویند {زیرا این کار فقط برای کوتاه مدت موجب شادی شما می‌شود و در بلند مدت ضرر خواهید کرد.}
اگر دوست‌تان فردی است که کار خودش را درست انجام نمی‌دهد، زمانی که کار او را پوشش می‌دهید به وضوح نشان دهید که شما این کار را به جای او انجام داده اید و عواقب کارش را نشانش بدهید، بگذارید پیامدهای ناشی از اشتباهی که انجام داده را مشاهده کند و در صورت لزوم، اگر فکر می‌کنید که اشتباه او باعث ایجاد اثرات منفی برای تیم، سازمان یا مشتری‌ها می‌شود، مدیرش را در جریان کار قرار دهید. این کاری است که یک دوست در محل کار انجام می‌دهد.
منبع: hbr.org
پاسخ‌ها