راهنمایی ضروری برای تعریف یک شاخص کسب و کار موثر و کارآمد

یک راهنمای جامع و موثر برای تعریف شاخص‌های کسب و کار موفق، تنها منبع حقیقی و ضروری برای کسب اطلاعات مربوطه است که اعضای تیم یا ذی‌نفعان اصلی آن در هر زمان به آن نیاز دارند. این راهنما باید به اندازه کافی واضح باشد و کاربران را قادر سازد تا به راحتی تصمیم گیری‌های مربوط به کسب و کار هوشمندانه را رمزگشایی و جمع آوری کنند. اگر این راهنما و شاخص کسب و کار به خوبی طراحی شود، می‌تواند به تطبیق تلاش‌های سازمانی و موفقیت در تصمیم گیری سریع، تصمیم گیری مبتنی بر داده ها، بهبود عملکرد کسب و کارتان کمک بسزایی کند.

در این مقاله نگاهی به چگونگی تشکیل یک شاخص کسب و کار موثر، راهنمایی‌های ضروری برای تعیین معیار‌ها و ویژگی‌های یک کسب و کار ایده‌آل می‌اندازیم. همچنین نمونه‌هایی از کسب و کار‌ها و معیار‌های برتری که توسط صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد را بیان نموده و با توصیف یک مدل کسب و کاری مشترک در Smart sheet به مطلب خود پایان خواهیم داد. پس با ما همراه شوید.

داشبورد کسب‌وکار چیست؟

افراد اغلب ایده‌های بسیار متفاوتی درباره چیستی این موضوع دارند. داشبورد کسب و کار، به عنوان داشبورد اجرایی نیز شناخته می‌شود. در ابتدا با شنیدن این اصطلاح ممکن است به یاد داشبورد خودرو بیفتید. داشبورد خودرو به شما یک دید کلی از آنچه در ماشین وجود دارد، از طریق ترکیبی از ابزار‌های بصری و نمایشگرها، ارائه می‌دهد. به طور مشابه، یک داشبورد تجاری طوری طراحی شده تا تصویری از KPI ها، معیار‌ها و سایر داده‌های کلیدی که وضعیت کسب و کار یا فرایند خاصی را ارائه می‌دهند، نمایش دهد.

در این مقاله، هنگام بحث در مورد داشبورد‌های کسب و کار، ما به اطلاعات آن اشاره نمی‌کنیم. اگر چه داشبورد‌های هوش تجاری که برای کمک به کسب و کار‌ها به منظور تقویت و به دست آوردن ارزش داده‌ها مهم هستند، اما بیشتر درباره داشبورد‌های کسب و کار که مدیران و ذی‌نفعان کلیدی در مقایسه با اهداف استراتژیک به کار می‌گیرند، صحبت می‌کنیم.

انواع داشبورد‌های کسب و کار

به طور معمول، دو نوع داشبورد کسب و کار وجود دارد: تحلیلی و عملیاتی. تعیین این که چه نوع داشبورد کسب و کاری برای شما مناسب است، بستگی به اطلاعاتی که شما در حال تلاش برای ارائه آن هستید، مخاطبانی که از این اطلاعات استفاده می‌کنند و نوع داده‌ها دارد.

یک داشبورد تحلیلی در طول یک دوره زمانی طولانی برای به دست آوردن بینش نسبت به فرآیند کلی، اطلاعات زیادی را به نمایش می‌گذارد. این داشبورد‌ها به منظور کمک به مدیران و تحلیل‌گران اهداف استراتژیک و بلند مدت را با مدیریت عملکرد تلفیق می‌کنند.

داشبورد‌های عملیاتی معمولا به اهداف کوتاه مدت و فوری اهمیت می‌دهند که حساس به زمان هستند و برای مدیران میانی و نیروی کار عمومی طراحی شده اند. بسته به هدفتان ممکن است ترکیبی از داشبورد تحلیلی و عملیاتی را استفاده نمایید. در هر صورت، مهم است که هدف داشبورد یا شاخص کسب و کار خود را تعیین کنید تا اطمینان حاصل شود که مخاطبان بیشتری از داده‌های موجود استفاده می‌کنند.

چه چیز‌هایی شامل داشبورد کسب و کار شما می‌شود؟

مخاطب شما تعیین می‌کند که کدام شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) برای کسب و کار موفق باید مورد استفاده قرار بگیرد. مردم اغلب فکر می‌کنند که معیار‌ها و KPI‌ها یکسان هستند. در حالی که، تفاوت‌های فاحشی بین این دو نوع تجسم وجود دارد که در ادامه توضیح می‌دهیم.

متریک یا شاخص کسب و کار چیست؟

متریک، یک معیار قابل اندازه گیری است که شرکت‌ها برای ردیابی، نظارت و ارزیابی اثربخشی فرآیند‌های کسب و کار استفاده می‌کنند.

معیار‌های کسب و کار که در داشبوردتان قرار می‌گیرند، باید متناسب با نیازهای مخاطبین شما باشند. این معیار‌ها لزوما برای تمامی شرکت‌ها یکسان و مشابه نخواهد بود. هر حرفه‌ای معیار‌های خاص خود را برای فرآیندهایش در نظر می‌گیرد. به عنوان مثال، بخش بازاریابی، موفقیت شرکت را پیگیری می‌کند، در حالی که تیم فروش بر کار رهبران جدید و میزان فروش نظارت می‌کند.

در هر صورت باید اطمینان حاصل کنید هنگامی که شما در حال برنامه ریزی داشبورد کسب و کار خود هستید، مخاطبان و معیار‌هایی که بیشتر به نیاز‌های آن‌ها پاسخ می‌دهند را در نظر بگیرید. علاوه بر این، ارائه یک زمینه مناسب برای اثربخشی معیار‌های کسب و کار ضروری است.

مزیت ردیابی معیار‌های کسب و کار زمانی است که آن‌ها با معیار‌های تعیین شده یا اهداف استراتژیک مقایسه می‌شوند. این زمینه به رهبران و مدیران کمک می‌کند تا به اهداف خود پی ببرند و همچنین اقدامات خود را برای رسیدن به اهداف کاملا برنامه ریزی نمایند.

برخی از معیار‌های تجاری در تعیین شاخص کسب و کار عبارتند از:

• درآمد فروش
• وفاداری مشتری و حفظ آن
• نرخ پیشرفت
• نسبت بهره وری
• میزان سود ناخالص
• سود و زیان ماهانه
• هزینه‌های اضافی
• میزان هزینه‌های متغیر
• میزان موجودی
• میزان تغییرات آنلاین

KPI چیست؟

شاخص عملکرد کلیدی یا KPI، یک مفهوم تجاری است که برای ارزیابی عملکرد عوامل خاص و اهداف استراتژیک که برای موفقیت سازمان ضروری است، استفاده می‌شود. KPI‌ها بینشی را درباره این که چگونه یک فرد، تیم یا شرکت موفق به اهدافش دست پیدا می‌کند، ارائه می‌دهند و عملکرد را در برابر اهداف کلیدی کسب و کار اندازه گیری می‌کنند.

معیارهای رایج در دراز مدت و اهداف کاری – سایمون سینک

برخی از نمونه‌های KPI در شاخص کسب و کار عبارتند از:

• رشد فروش
• فرصت‌های فروش
• هدف فروش
• عملکرد و محصول
• میزان فروش هر نمایندگی.
• ROI بازاریابی
• نرخ تکمیل هدف
• میزان هزینه‌ها

تفاوت بین KPI و Metric در شاخص کسب و کار چیست؟

KPI و معیار‌های کسب و کار مشابه هستند، چرا که هر دو چگونگی دستیابی یک کسب و کار به اهداف استراتژیک اش را اندازه گیری می‌کنند. تفاوت این دو مفهوم در کلی و جزیی بودنشان است. یک متریک کسب و کار به چگونگی اندازه گیری یک فرایند تجاری در برابر اهداف نگاه می‌کند، در حالی که یک KPI اهداف حیاتی عملکرد را هدف قرار می‌دهد.

مزایای عمده و کلیدی داشبورد کسب و کار

با توجه به انبوه اطلاعاتی که شرکت‌ها به آن دسترسی دارند، ضروری است که رهبران کسب و کار از این اطلاعات برای کمک به تصمیم گیری‌های مهم کسب و کار استفاده کنند. علاوه بر این، توانایی دسترسی سریع به داده‌های کلیدی برای تصمیم گیری دقیق لازم است. اگر یک داشبورد کسب و کار به درستی طراحی شود، شما به راحتی به آخرین اطلاعات دسترسی خواهید داشت.

در اینجا برخی از دلایل اهمیت داشبورد کسب و کار بیان شده است:

امکان ارزیابی کسب و کار را فراهم می‌کند

با استفاده از داشبورد کسب و کار تمامی کار‌هایی که کاربران در تمام سطوح سازمان انجام می‌دهند، قابل مشاهده است. بررسی اینکه آیا این پروژه در وضعیت قابل قبولی قرار دارد و بازنگری در بودجه یا اهداف تیم فروش.

پاسخگویی را در فرآیند کار افزایش می‌دهد

با استفاده از داشبورد نه تنها کار‌هایی که انجام می‌دهید، قابل پیگیری است، بلکه افرادی که این کار‌ها را انجام می‌دهند، نیز قابل کنترل هستند. برخی از افراد هنگامی که بدانند کسی کار‌های آن‌ها کنترل می‌شوند، عالی‌تر وظایف خود را انجام می‌دهند.

شناسایی بهتر ریسک‌ها در کسب و کار

توانایی شناسایی ریسک قبل از اجرای برنامه‌ها، برای رهبران کسب و کار امری حیاتی است. داشبورد کسب و کار یک راه آسان را برای کنترل پروژه‌ها و کار‌های سطحی فراهم می‌کند و مدیران را قادر می‌سازد تا در ابتدای ارزیابی‌ها میزان ریسک‌ها اندازه گیری کنند.

افزایش صرفه جویی در زمان با استفاده از داشبورد یا شاخص کسب و کار

کارمندان در سازمان‌های مختلف باید کمترین زمان را به جمع آوری اطلاعات، آماده سازی سخنرانی‌ها و تهیه گزارش‌ها برای سهام‌داران کلیدی اختصاص دهند.  در واقع با بکارگیری با یک داشبورد کسب و کار، شما یک روش خودکار را برای صرفه جویی در زمان به کار می‌گیرید.

ردیابی KPI‌ها

KPI‌ها در هر سطحی، یک مورد کلیدی برای هر شرکت یا فرد هستند. توانایی بررسی KPI‌ها نیز بسیار مهم است. یک داشبورد تجاری که این KPI‌ها را در یک روش سازماندهی شده و آسان برجسته می‌کند، همه را در مسیر خود نگه می‌دارد.

افزایش سرعت تیمی و میزان خروجی‌ها

این مورد نیز یکی دیگر از مصداق‌های صرفه جویی در زمان است. مطالعات نشان داده‌اند که وقفه‌هایی که در کار ایجاد می‌شود، منجر به کاهش قابل توجه بهره وری می‌شود. این ایده که داده‌های کلیدی در داشبورد به راحتی در دسترس هستند، به این معنی است که مدیران می‌توانند وقتی که به آن اطلاعات نیاز دارند، بدون هیچ اتلاف وقتی به آن دسترسی پیدا کنند.

۲ چالش اصلی برای دستیابی به یک داشبورد کسب و کار موثر

اکنون که شما اهمیت داشبورد کسب و کار را می‌دانید، چگونه می‌توانید یک داشبورد موثر را ایجاد کنید تا برایتان ارزشمند باشد؟ ما برخی از چالش‌های کلیدی و بهترین روش‌ها برای ایجاد داشبورد کسب و کار را در اینجا برایتان بیان کرده‌ایم.

چالش کلیدی شماره ۱: تعیین معیار‌های تجاری

یکی از چالش‌های اصلی توسعه یک داشبورد کسب و کار، مشخص کردن شاخص و KPI است. برای اینکه مخاطبان شما ارزش داشبورد‌تان را بدانند، شما باید معیار‌هایی را که برای آن‌ها اهمیت دارد را در آن بگنجانید. به طور معمول، به این دلیل که افراد به داده‌های بسیار زیادی دسترسی دارند، می‌خواهند یک داشبورد برایشان این کار را انجام دهد. متاسفانه، این جایی است که بسیاری از داشبورد‌ها از ارائه اطلاعات کلیدی به مخاطبان خود جلوگیری می‌کنند.

بهترین تمرین: ابتدا به نیاز و سلیقه مخاطبان خود فکر کنید و سپس شاخص کسب و کار را طراحی کنید

هنگام تعیین معیارها، با در نظر گرفتن نیاز‌های مخاطبان خود، کارتان را شروع کنید. هنگام طراحی داشبورد خود باید درک کنید که مخاطبان مختلف به داشبورد‌های مختلف نیاز دارند. توجه داشته باشید که مخاطبان شما نیاز دارند که بدانند شما به آن‌ها اهمیت می‌دهید و به فکر حل مشکلاتشان هستید. علاوه بر این، شما باید ابتدا مهمترین اولویت را تعیین کنید، سپس معیار‌های اساسی را مشخص نمایید.

مهمترین متریک باید به وضوح در نزدیکی بالای صفحه نمایش داده شود. به عنوان مثال، در یک داشبورد فروش، مهمترین شاخص شما می‌تواند کل میزان فروش باشد که در بالای صفحه نمایش داده می‌شود. سپس داده‌های مرتبط با فروش را باید به نمایش بگذارید.

چالش کلیدی شماره ۲: ایجاد یک داشبورد تجاری که مردم از آن استفاده می‌کنند

یکی دیگر از چالش‌های اصلی توسعه داشبورد کسب و کار، ایجاد موردی است که مردم  بتوانند واقعا از آن استفاده کنند. ارائه اطلاعات مناسب برای موفقیت داشبورد کسب و کار شما، به عنوان یک ابزار ارزشمند اهمیت دارد.

بهترین تمرین: طراحی ساده و ارائه آن به مردم

یک راه برای انجام این کار این است که داشبورد خود را ساده طراحی و ارائه کنید. همانطور که قبلا ذکر شد، کسب و کار‌ها به اطلاعات زیادی دسترسی پیدا می‌کنند و اغلب احساس نیاز به داشتن اطلاعات در قالب نمودار‌های مختلف به شدت احساس می‌شود. با این حال، ارائه بیش از حد اطلاعات در داشبورد ممکن است در دسترسی افراد اختلال ایجاد نماید.

شما باید معیار‌هایی را برای حذف و یا ارائه اطلاعات برای خود مشخص کنید. اطلاعات اضافی، گرافیک گیج کننده و درج ویژگی‌های غیر‌ضروری، بهره وری و استفاده از داشبورد را دشوار می‌کند.

یکی دیگر راه‌های اینکه مطمئن شوید داشبورد‌تان برای دیگران ارزشمند است این است که آن را با مخاطبین خود به اشتراک بگذارید و از آن‌ها بخواهید به شما بازخورد دهند. ارزش واقعی یک داشبورد بستگی به اطلاعاتی دارد که ارائه می‌دهد. داشبورد باید به گونه‌ای طراحی شود که مخاطب به راحتی، به اطلاعات مورد نیازش دسترسی داشته باشد.

۶ نکته برای تعریف متریک‌ها و شاخص کسب و کار

با توجه به ماهیت کار و مخاطب مورد نظر، معیار‌های کسب و کاری شما در داشبورد متفاوت هستند. برای کمک به شما در تعیین معیار‌های موجود، ما لیست زیر را از بهترین شیوه‌ها برای تعیین معیار‌های داشبورد کسب و کار یا شاخص کسب و کار را ایجاد کرده‌ایم:

۱. اطمینان حاصل کنید که معیار‌های مربوط به کاربر تجاری کسب و کار، مهم هستند.

برای اینکه کاربران داشبورد بتوانند ارزش آن را متوجه شوند، اطمینان حاصل کنید که معیار‌های موجود برایشان مهم هستند. هنگام تعیین معیار‌های داشبورد کسب و کار باید این دو سوال را از خود بپرسید: مخاطبان شما چه چیزی را باید بدانند و تا چه حد باید در جریان جزییات قرار بگیرند. ارائه معیار‌های مرتبط به مخاطبان شما، تفاوت و ارزش زیادی در اهمیت داشبورد شما ایجاد می‌کند.

۲. معیار‌ها باید قابل اجرا باشند

معیار‌های عملیاتی معیار‌هایی هستند که مرتبط با وظایف تکرار پذیر و اهداف استراتژیک خاص است. اگر معیار‌هایی که در داشبورد خود قرار داده اید را نمی‌توان بهبود داد، نباید وقتتان را صرف آن‌ها کنید. هدف داشبورد کمک به بهبود عملکرد برای دستیابی به اهداف خاص است؛ بنابراین معیار‌هایی که در این فرآیند در نظر گرفته می‌شوند، بسیار مهم هستند.

۳. معیار‌های مربوط به شاخص کسب و کار مرتبا باید اندازه گیری شوند

معیار‌های داشبورد باید بطور مرتب اندازه گیری شوند تا کاربر بتواند اطلاعات به روز داشته باشد. یکی از معیار‌های اثربخشی داشبورد این است که مخاطب در زمان مناسب بتواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند. میزان زمان دسترسی مخاطبان به اطلاعات را مشخص کنید و اطمینان حاصل نمایید که اطلاعاتی به روز در اختیارشان می‌گذارید.

۴. از قالب بندی استفاده کنید تا متریک را به راحتی تفسیر نمایید

یکی از اشتباهات رایج مردم هنگام ایجاد داشبورد کسب و کار این است که انواع مختلفی از رنگ‌ها و انواع مختلف نمودار‌ها را در آن می‌گنجانند. این باعث می‌شود که داشبورد دشوار به نظر برسد. در عوض، داشبورد خود را به همان اندازه ساده نگه دارید و از رنگ‌ها متعادل استفاده کنید تا به کاربر در درک داده‌ها کمک نمایید.

۵. شاخص کسب و کار اطلاعات را به صورت بصری به مخاطبان ارائه دهید

برای اطمینان از اینکه داشبورد شما عملی است، یک معیار سطح بالا ارائه کنید و سپس معیار‌های پشتیبانی را برای شناسایی مخاطبان بیان نمایید. این چارچوب کمک می‌کند که داشبورد خود را برای کاربر فعال کنید.

۶. اطمینان حاصل کنید که کاربران هر سطح اهداف فردی، اداری و استراتژیک را می‌شناسند

داشبورد‌ها برای ارائه بینش در مورد چگونگی اندازه گیری عملکرد و اهداف استراتژیک مهم هستند. اما اگر کاربر نمی‌داند که اهداف فردی، گروهی یا شرکتی آن‌ها چیست، پس داشبورد نمی‌تواند کمک چندانی به او بکند. اطمینان حاصل کنید که همه از اهداف آگاه باشند.

ماتریک‌های برتر برای دسته بندی و طبقه بندی شاخص کسب و کار

اکنون که شما ایده‌ای در مورد چگونگی تعریف معیار‌ها به بهترین وجه دارید، می‌توانید شروع به انتخاب معیار‌های خود بکنید. تعداد معیار‌های موجود در داشبورد شما بستگی به میزان داده‌ای دارد که شما نمایش می‌دهید. در اینجا لیستی از معیار‌های پیشنهاد شده برای دسته بندی کسب و کار بیان شده است:

فروش

درآمد در مقابل هزینه، مشتریان جدید، نرخ تجدید، میزان فروش، استفاده از نیروی انسانی، زمان خرید، هزینه خرید، سهم بازار، ارزش طول عمر مشتری، میزان خسارت

بازاریابی

چشم‌انداز‌های واجد شرایط، نرخ تبدیل، هزینه‌های تبلیغات، ROI بازاریابی، ترافیک وب سایت، رضایت مشتری، رتبه در بین رقبا، مشتریان جدیدی

عملیات

زمان نصب، پشتیبانی از مشتری، زمان حل و فصل مشکلات، حفظ کارکنان خوب، بهره وری کارکنان، بهره وری کارخانه و تجهیزات

توسعه شاخص کسب و کار

توسعه خط تولید، درآمد در برابر هزینه‌ها، عقد قرارداد، بهره وری تیم، کارآیی استخدام

میزان دارایی

خالص نقدی در مقابل هزینه‌ها، میزان ضرر، بدهی‌های روزانه، دریافتی روزانه

چه ویژگی‌هایی یک داشبورد یا شاخص کسب و کار را ایده آل و موثر می‌کند؟

ساخت یک داشبورد موثر بستگی به تعیین معیار‌های مناسب برای آن دارد. اما با تمام نرم افزار‌های داشبورد تجاری که وجود دارد، چطور باید ابزار مناسب برای تیم خود را انتخاب کنید؟ ما لیستی از ویژگی‌های مهم و ضروری برای یک داشبورد فراهم کرده‌ایم.

همیشه به روز باشد

یک داشبورد زمانی مفید است که کاربر مطمئن باشد که به معیار‌ها و داده‌های به روز دسترسی دارد. شما باید اطمینان حاصل کنید که داشبوردتان به طور خودکار به روز می‌شود.

همیشه در دسترس باشد

یکی از ویژگی‌های یک داشبورد ایده آل این است که در هر زمان و مکانی به راحتی در دسترس باشد.

شاخص کسب و کار ساده و بصری باشد

شما باید اطمینان حاصل کنید که داشبوردتان به اندازه کافی ساده باشد تا اختلالی در هنگام استفاده برای کاربر ایجاد نشود. طراحی برخی از داشبورد‌ها بسیار دشوار و گیج کننده است. شما باید به دنبال یک ابزار و تکنولوژی باشید تا بتوانید اطلاعات پیچیده را به صورتی ساده ارائه کنید.

قابل تنظیم باشد

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های داشبورد این است که بتواند در ابتدا اطلاعات ارزشمند و مهم را نمایش دهد.

شاخص کسب و کار قابلیت همکاری داشته باشد

داشبورد شما باید بتواند با داخل و یا خارج از سازمان به راحتی ارتباط برقرار کند و با دیگران همکاری داشته باشد. شما باید ابزاری را پیدا کنید که این فرآیند را برایتان انجام دهد. یکی دیگر از ویژگی‌های یک داشبورد ایده‌آل ظاهر آن است. شما باید از رنگ‌های مختلف استفاده کنید تا بتوانید توجه مخاطب را جلب کنید. علاوه بر این این رنگ آمیزی باید در یافتن اطلاعات نیز به کاربر کمک کند.

قابلیت اجرا بر روی موبایل و گوشی هوشمند را داشته باشد

اگر داشبورد شما بتواند بر روی تلفن همراه نیز اجرا شود، دیگر کاربران به راحتی در هر مکانی می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند و محبوبیت آن افزایش می‌یابد. نرم افزار مناسب داشبورد خود را پیدا کنید و آن را توسعه دهید.

تصمیمات بهتر و سریعتری با SMARTSHEET DASHBOARDS بگیرید

Smart sheet یک پلت فرم مدیریت کار سازمانی است که تغییرات بنیادین در نحوه کار تیم‌ها، رهبران، ایجاد می‌کند. بیش از ۷۰۰۰۰ برند تجاری و میلیون‌ها نفر کارمند Smart sheet را به عنوان بهترین راه برای برنامه ریزی، پیگیری، اتوماسیون و گزارش کار معرفی کرده‌اند.

با استفاده از SMARTSHEET DASHBOARDS شما در زمانتان نیز صرفه جویی می‌کنید. علاوه بر این کاربران را قادر می‌سازید تا به اطلاعات بیشتری دسترسی داشته باشند. در یک نگاه، وضعیت کسب و کارتان را بدانید، بینش‌ها را به دست آورید، و نوآوری تیم خود را در یک پلت فرم به اجرا درآورید.

منبع: www.smartsheet.com