چگونه مهارت‌های نوشتاری خود را در کسب و کار تقویت کنیم؟

شما احتمالا در طول کارتان احتیاج فراوانی به مهارت‌های نوشتاری دارید: ارائه پیشنهادات به مشتریان، نوشتن یادداشت برای مدیران ارشد و ارسال ایمیل به همکاران. اما چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نوشته‌های شما روشن و موثر است؟ چگونه می‌توانید از برقراری درست ارتباط مطمئن شوید؟

نظر کارشناسان در مورد مهارت‌های نوشتاری

مدیران پر مشغله که زمان بسیاری را به کار می‌پردازند ممکن است فکر کنند که تلاش برای تقویت مهارت‌های نوشتاری یک تمرین خسته کننده یا حتی بی اهمیت است. اما دانستن نکات مربوط به مهارت‌های نوشتاری برای برقراری ارتباط موثر و پیشرفت در کسب و کار امری ضروری و واجب است. کارا بلکبرن، استاد ارشد ارتباطات مدیریتی در دانشکده مدیریت MIT Sloan، می‌گوید: “نوشته روشن به معنای تفکر روشن است.” شما ممکن است ایده‌های بزرگی در سر داشته باشید ولی اگر نتوانید با دیگران به طور موثر ارتباط برقرار کنید، هیچ‌گاه موفق نخواهید شد. برنان گارنر، نویسنده کتاب HBR می‌گوید: “همه افراد توانایی بهبود مهارت‌های نوشتاری را دارند. “او می‌گوید، نوشتن موثر هدیه‌ای نیست که شما با آن متولد شده باشید. این یک مهارت اکتسابی است.

برای بهبود مهارت‌های نوشتاری خود قبل از نوشتن، فکر کنید.

قبل از اینکه قلم دست بگیرید یا چیزی را تایپ کنید، آنچه را که می‌خواهید بیان کنید، در نظر بگیرید. گارن می‌گوید: “اشتباهی که بسیاری از مردم انجام می‌دهند، نوشتن پیش از موعد است.

آن‌ها افکار را همان طور که به ذهنشان می‌آید، می‌نویسند بنابراین باعث می‌شود نوشته‌هایشان تکراری و به هم ریخته باشد.” از خود بپرسید که مخاطبان بعد از خواندن این نوشته، ایمیل یا پیشنهاد به چه مسائلی باید فکر کنند؟ اگر پاسختان به این سوال واضح و روشن نباشد به این معنی است که در نوشتن عجله کرده‌اید. بلکبرن توصیه می‌کند که یک گام به عقب برگردید و زمان بیشتری را صرف جمع آوری افکار خود کنید.

مستقیم منظور خود را بیان کنید.

هدف خود را دقیق در نظر بگیرید. بسیاری از افراد معتقدند که سبک نوشتاری و ساختاری که در مدرسه آموزش داده می‌شود، در دنیای کسب و کار مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. گارن می‌گوید: “یکی از بزرگ‌ترین ضعف‌های نوشتن در کسب و کار این است که پیام را در قسمت میانی نوشته بیان می‌کنند.”

ابتدا با ذکر خلاصه ایده اصلی و سپس بیان استدلال‌های خود، خواننده را ترغیب به خواندن ادامه مطلب‌تان کنید. گارنر هنگام نوشتن یادداشت‌های طولانی‌تر پیشنهاد می‌کند که موضوع و راه حل‌هایتان را در عرض ۱۵۰ کلمه اول بیان کنید. او می‌گوید اگر شروع شما خوب نباشد پس کل ساختار نوشته‌تان دچار مشکل است.

اضافه گویی نکنید.

بلکبرن می‌گوید، هنگامی که کسی توانایی انجام کاری را دارد شما نباید اضافه گویی کنید. در این موارد شما باید از بیان کلمات و جملات غیر ضروری بپرهیزید چرا که فقط وقت خود را تلف کرده‌اید و از اثرگذاری مطلبتان کاسته‌اید. اگر این کار را انجام ندهید خواننده فقط دقایقی کوتاه را صرف خواندن نوشته شما می‌کند. او پیشنهاد می‌کند که حرف‌های اضافه را حذف کنید، از افعال مثبت استفاده نمایید، سعی کنید از کلماتی مانند (ما) بیشتر استفاده کنید. با استفاده از این پیشنهادات نوشته شما تاثیرگذار‌تر خواهد شد.

از به کار بردن این اصطلاحات و عبارات خودداری کنید.

در زمینه مهارت نوشتاری کسب و کار اصطلاحات و ریزه کاری‌های بسیاری وجود دارد که شما باید از آن‌ها آگاهی داشته باشید. البته گاهی اوقات استفاده از این اصطلاحات اجتناب‌ناپذیر می‌شود اما باید در نظر داشته باشید که گاهی حس تنبلی را به خواننده منتقل می‌کنند.

اگر شما بخواهید بیش از اندازه ادبی صحبت کنید، خواننده ممکن است نتواند به خوبی منظور شما متوجه شود. گارنر لیستی از کلمات را تهیه کرده و پیشنهاد می‌کند که تا حد ممکن از آنها استفاده نکنید. همچنین باید از اغراق و بزرگ نمایی بیش از حد نیز خودداری کنید. گاهی اوقات افراد فکر می‌کنند که اگر درباره کارهای ساده بیش از حد اغراق نمایند نشانه هوشمندی است، اما واقعا این طور نیست.

نوشته‌های خود را بخوانید.

گاهی باید خود را جای خواننده بگذارید. آیا مطالب به اندازه کافی واضح است؟ بلکبرن پیشنهاد می‌کند که نوشته خود را با صدای بلند بخوانید. او می‌گوید: “با انجام این کار ضعف‌هایتان مشخص می‌شود؛ نواقص استدلال‌هایتان و جملات اضافی خود را نمایان می‌کنند. نگران نباشید و از یک همکار یا دوست بخواهید تا مطلب شما را ویرایش کنند. نظرات آنها را با دقت گوش کنید و پیشنهادهایشان را در نظر بگیرید.

برای تقویت مهارت‌های نوشتاری هر روز تمرین کنید.

بلکبرن می‌گوید: “نوشتن یک مهارت است و مهارت‌ها با تمرین بهبود می‌یابد. “گارنر پیشنهاد می‌کند هر روز مطالب خواندنی را بخوانید و به انتخاب کلمه، ساختار جمله و جریان مطالب توجه داشته باشید.” و می‌گوید: “برای شروع به سبک ژورنال وال استریت توجه کنید.”

علاوه بر این شما باید زمان کافی را برای بازنگری و ویرایش مطالب خود اختصاص دهید. بلکبرن می‌گوید بهبود مهارت نوشتاری کاری زمان بر است و یک شبه اتفاق نمی‌افتد. نویسندگان خوب به این دلیل که زمان کافی را به این کار اختصاص داده‌اند، منحصر به فرد و متمایز شده‌اند.

بهتر است این اصول را به یاد داشته باشید:

بایدها:

برای آنچه می‌خواهید بنویسید، برنامه ریزی داشته باشید تا مطالبتان موثرتر باشند.

از به کار بردن اصطلاحات فانتزی خودداری کنید.

 از زیاده‌گویی پرهیز کنید و اصل اختصار را رعایت نمایید.

نبایدها:

شما به راحتی نمی‌توانید یک نویسنده موفق باشید و برای آن باید تلاش فراوانی بکنید.

نباید وانمود کنید که پیش نویس اولیه نوشته شما کامل و قابل قبول است. هر مطلبی جای بهتر شدن دارد.

شما نباید ایده اصلی خود را بلافاصله بیان نمایید.

۵ راه برای بهبود مهارت‌های نوشتاری در کسب‌وکار

مطالعه موردی شماره ۱: از به اشتراک گذاشتن مطالبتان با دیگران نهراسید.

هنگامی که دیوید مک کامبی به عنوان یک مشاور مدیریت در McKinsey & Company مشغول به کار شد، فورا متوجه شد که سبک نوشتار که او در دانشکده حقوق دانشگاه هاروارد یاد گرفته بود و به کار می‌برد برای ارتباطات در سطح اجرایی مناسب نیست. دیوید می‌گوید: “من برای بیان استدلال‌هایم از این ساختار استفاده کردم ولی متاسفانه بازخوردهای مناسبی دریافت ننمودم.”

او می‌گوید: برای نوشتن مطالب علمی شما به طور کلی شروع به ساختن پرونده می‌کنید و ایده اصلی را در انتها بیان می‌کنید. اما در ارتباطات تجاری، بهتر است ابتدا با نتیجه گیری شروع کنید.

دیوید از تعدادی از همکاران ارشد خود خواست تا تمام نوشته‌های او را مطالعه کنند و نظراتشان را بیان نمایند. او با استفاده از این روش سعی داشت تا عناصر کلیدی قالب و سبک آن‌ها را تقلید نماید. و همچنین از همکاران مورد اعتماد خود که توانایی بالایی در ارسال ایمیل‌های مهم و برقراری ارتباط داشتند درخواست کرد تا کمکش کنند و به او بازخورد دهند.

نوشته دیوید در مورد شریکش

دیوید تمامی این کارها را در شرکت سهامی خصوصی که در میامی، گروه McCombie تاسیس کرده، انجام داده است. دیوید می‌گوید: “من هر چیزی که برای شریکم مهم است و او آن را می‌خواند، در نوشته‌هایم بیان می‌کنم. به این ترتیب او بهتر می‌تواند نوشته‌هایم را ویرایش کند و نظر خود را بیان نماید. همچنین ما در مورد اینکه آیا راهی بهتر برای انتقال یک ایده وجود دارد یا خیر نیز تبادل نظر می‌کنیم.”

بهبود مهارت‌های نوشتاری تاثیر مستقیمی بر پیشرفت دیوید در کارش داشته است. او در حال حاضر یک کتاب در زمینه سرمایه‌گذاری مستقیم نوشته و راهنمایی‌های مفیدی را در آن ارائه نموده است.

دیوید می‌گوید: “من اگر می‌دانستم که می‌خواهم کتابی در زمینه کسب و کار بنویسم زودتر به فکر توسعه این مهارت می‌افتادم و سریع‌تر بهبودش می‌دادم. این موضوع یک عنصر کلیدی برای پیشرفت است. هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، ساده‌تر می‌شود.”

بیشتر بخوانید: توسعه پذیری چیست؟ آشنایی و درک‌ مفهوم و کاربرد آن

مطالعه موردی شماره ۲: مطالب خوب بخوانید.

تیم گلوا قبلا یک کار موفق را به عنوان یک مشاور بازاریابی استراتژیک انجام داده بود ولی تصمیم گرفت که جاه طلبی‌هایش را کمی بالاتر ببرد. تیم می‌گوید: “من می‌خواستم به عنوان یک رهبر موفق فعالیت کنم و برای انجام این کار، نیاز به توسعه مهارت‌های نوشتاری و دیگر مهارت‌های خود داشتم.”

او می‌دانست که بهبود مهارت‌های نوشتاریش کلید بهبود شهرت حرفه‌ای او است. نوشته‌هایش مورد توجه همکاران و هم‌سالانش قرار می‌گرفت، اما بیشتر تجربیاتش در رشته نشریات علمی ریشه داشت. بنابراین او اقدام به مطالعه نشریات تجاری مانند McKinsey Quarterly کرد. تیم می‌گوید: “من درباره نحوه برقراری ارتباط آنها و نکات موثر کردن مطالبی را خواندم.”

او همچنین در یک نوشتۀ خود، یک آیین بازنویسی را به کار برده است. قبل از نوشتن گزارش‌ها و یادداشت‌ها، او با یک طرح کلی از سه هدف اصلی آغاز می‌کند. او می‌گوید: “شما نمی‌توانید بدون هیچ تفکری مطلب خود را آغاز کنید و آن را به خوبی به پایان برسانید. این کار دقیقا مثل پیاده روی کردن بدون دانستن مقصد است.”

تیم، که اکنون همکار یک شرکت تحلیلی بازاریابی به نام Inspector Bug است، معتقد است تلاش‌های او منجر به بهبود توانایی‌هایش در نوشتن شد. او می‌گوید: “این فرآیند تمام ارتباطاتش را تحت تاثیر قرار داد.” تعدادی از مقالات او بیش از ۱۰۰۰۰۰ بار دانلود شده و یک شرکت Fortune 50 اخیرا یکی از مقالات او را در یک برنامه آموزشی و برنامه درسی استفاده کرده است.

تیم به پیشرفت خود مفتخر است، اما می‌گوید که نمی‌خواهد تلاشش را متوقف کند. او می‌گوید: “هر زمان شما یک مهارت جدید را توسعه می‌دهید، باید به طور مداوم روی آن کار کنید.”

منبع: hbr.org