چگونه می‌توان حس اعتماد بین کارمندان ایجاد کرد؟

هنگامی که به همکار خود در آسانسور لبخند می‌زنید، دارید حس اعتماد را در او به وجود می‌آورید یا زمانی که به دفتر همکار خود می‌روید و عکس خانوادگی که بر روی میز گذاشته را نگاه می‌کنید، در مورد زندگی این فرد در خارج از دفتر اطلاعاتی کسب کرده و بیشتر احساس نزدیکی می‌کنید. جلسات کاری، جشن‌های اداری و فرصت‌هایی که پیش می‌آید، بعد از ساعات کاری با یکدیگر وقت بگذرانید، همه باعث می‌شوند تا به چیزهایی که کارمندان می‌گویند و کارهایی که انجام می‌دهند، اطمینان کنید که هر کاری که انجام می‌دهند به نفع تیم و سازمان است. شما معتقدید که آن‌ها قابل اعتماد هستند، زیرا شما حس اعتماد بین کارمندان را در طول زمان ایجاد کرده‌اید.

نحوه ایجاد حس اعتماد بین کارمندان

چگونه به همکارانی اعتماد می‌کنید که به ندرت می‌توانید آن‌ها را ببینید؟ ایجاد حس اعتماد بین کارمندان، چالش جدی برای تیم‌های جهانی، سازمان و شرکت هاست، به خصوص در عصری که کارمندان فقط می‌توانند از طریق ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی، در ساعات شبانه روز با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

با توجه به این موضوع، دو نوع اعتماد وجود دارد:

• اعتماد سریع
• اعتماد قابل قبول

درک مفاهیم این دو نوع اعتماد، برای افرادی که در سازمان‌ یا تیمی کار می‌کنند، مفید است. به علاوه، دو نوع دانش وجود دارد، دانش مستقیم و دانش انعکاسی. در این مطلب به بررسی و توضیح این مفاهیم مهم و مطرح در بحث ایجاد اعتماد، می‌پردازیم.

بیشتر بخوانید: علائم و نشانه‌هایی که بیانگر امنیت روانشناختی در فرد هستند

اعتماد سریع

اعتماد سریع به این مفهوم است که اعضای تیم یا همکاران، می‌توانند یاد بگیرند که سریعا در اولین تعاملات خود به یکدیگر اعتماد کنند. مردم بلافاصله به یکدیگر اعتماد می‌کنند مگر اینکه خلاف آن ثابت شود و این اغلب به این دلیل است که آن‌ها انتخاب دیگری جز اعتماد کردن ندارند.

اعتماد سریع ابتدا در تیم‌های پرواز و تیم‌های اجرای قانون تعریف شد، کسانی که در شرایط بحرانی گرد هم می‌آمدند، انتظار می‌رفت برای مدت زمان محدودی با هم کار کنند. برای این که هواپیما به طور موثری کنترل شود و سقوط نکند و یا برای کنترل تهدید کسی که یک اسلحه در دست گرفته، اعضای تیم مجبور بودند فورا به هم اعتماد کنند.

علاوه بر شرایط بحرانی، ایجاد حس اعتماد بین کارمندان برای تیم‌های جهانی که اعضای آن احتمالا از فرهنگ‌ها و کشورهای متنوع می‌آیند و باید هرچه سریع تر با یکدیگر همکاری و هماهنگی داشته باشند، بسیار مهم است و کارمندان باید از تفاوت‌های فرهنگی و زبانی که مانع ایجاد اعتماد می‌شود، اجتناب کنند.

هنگامی‌ که مدیران، اعضای تیم را به وسیله تجربیات ارزشمند و مرتبطی که دارند به یکدیگر معرفی می‌کنند یا هنگامی‌ که رهبران تیم به طور صریح، قوانینی را که در ارتباط مکرر به آن نیاز است، برای کاهش عدم اطمینان و ایجاد اعتماد تعیین می‌کنند، اعتماد سریع به سرعت رشد پیدا می‌کند.

اعتماد قابل قبول

اعتماد قابل قبول یک طبقه بندی است که همکارم، پائول لئوناردی و من، با نگاه به نحوه رفتار کارمندان آنلاین یا دورکار، به ویژه در بسترهایی از رسانه‌های اجتماعی که برای تعامل در مورد انجام کارها ایجاد شده است، شناسایی کردیم.

رای مثال یک متخصص زیست شناسی به نام ماری، یک پیام مورد انتشار فیلم جدید، برای همکارش هَری نوشت و سپس صفحه رسانه اجتماعی خود را نگاه کرد و دریافت که هَری پیامی به برونو در مورد یک آزمایش بالینی جدید ارسال کرده است.

این امر باعث تحریک ماری شد. هنگامی که از هری در مورد برونو پرسید، هری گفت که برونو در این زمینه متخصص است. بعد ماری دیوار (مانند وال در فیسبوک) برونو را مورد بررسی قرار داد و پیام‌هایی که برونو با دیگر کارکنان شرکت رد و بدل کرده بود را خواند.

از این مکالمات، دریافت که برونو فردی مفید و مودب است و مهم‌تر از همه این که، او به اندازه کافی قابل اعتماد است تا بتواند سوالاتش را از او بپرسد. به عبارت دیگر، او اعتماد قابل قبول را توسعه داده بود و از این که با او در ارتباط باشد، احساس راحتی می‌کرد.

اعتماد قابل قبول، لازم نیست کامل یا عالی باشد. در مقایسه با اعتماد سریع، که به سرعت ایجاد می‌شود و زمانی که کار تمام شد به سرعت از بین می‌رود، اعتماد قابل قبول می‌تواند دائمی باشد، بدون این که کسی انتظار داشته باشد که این اعتماد عمیق‌تر شود یا توسعه پیدا کند.

شفافیت تعاملات در رسانه‌های اجتماعی (مرتبط با کار و غیر مرتبط) و صرف زمان برای پیام دادن برای ایجاد اعتماد قابل قبول، ضروری است. برای تیم‌های جهانی که عمدتا از طریق تکنولوژی الکترونیکی ارتباط برقرار می‌کنند، اعتماد قابل قبول، بسیار کارآمد و مفید است.

بیشتر بخوانید: مفهوم امنیت احساسی و تاثیر آن در زندگی فرد

بررسی دو نوع از اعتماد بین افراد

با این وجود، هر دو نوع اعتماد محدودیت‌های خود را دارند. برای تیم‌های جهانی، عوامل دیگری علاوه بر فاصله جغرافیایی وجود دارد که موجب پیچیده شدن  و سخت شدن ایجاد حس اعتماد بین کارمندان می‌شود.

آیا می‌توانید به کسی اعتماد کنید که علاوه بر این که در یک قاره دور زندگی می کند، به زبانی حرف می‌زند که شما درک نمی‌کنید و گاهی اوقات رفتارهایی بروز می‌دهد که شما احساس می‌کنید عجیب و نامناسب است؟

پاسخ به این پرسش ساده است.کلیشه‌های فرهنگی در مورد همکارانی که فرهنگ متفاوتی با دیگران دارند، به مرور زمان گسترش پیدا می‌کند. با این حال، بر اساس کلیشه و قالب رفتار کردن، موجب عدم ایجاد اعتماد می‌شود و باعث ایجاد سوء تفاهم، نارضایتی و تفکر ما در برابر آن‌ها می‌شود.

برای مقابله با این گرایش‌ها، دو ابزار اضافی برای ایجاد اعتماد بین کارمندان وجود دارد:

•  دانش مستقیم
• دانش انعکاسی

دانش انعکاسی برای تیم‌های جهانی بسیار کارآمد است. دانش مستقیم، درک کارمندان دور را بهبود می‌بخشد، چه از لحاظ فاصله جغرافیایی، چه از لحاظ فاصله فرهنگی یا هر دوی آن‌ها. در حالی که دانش انعکاسی موجب می‌شود، همکار راه دور یا دورکار شما را درک کند.

دانش مستقیم و  ایجاد حس اعتماد بین کارمندان

دانش مستقیم به عنوان یادگیری در مورد ویژگی‌های فردی و هنجارهای رفتاری همکاران از راه دور، تعریف شده است. یادگیری این که هم تیمی شما در فرانسه ترجیح می‌دهد وقتی تحت فشار است، بی‌وقفه کار کند و یا هم تیمی شما در هند از زمان استراحت خود برای چای خوردن استفاده می‌کند، دو نمونه از دانش مستقیم هستند.

یک راه برای شناسایی این اطلاعات این است که در ابتدا یا انتهای تماس‌های تلفنی، گفت و گوهای غیر‌رسمی و تصادفی داشته باشید. راه دیگر تشویق همکار خود به سفر کردن است.

دانش انعکاسی عاملی مهم برای ایجاد حس اعتماد بین کارمندان

دانش انعکاسی کمتر مشهود است اما برای ایجاد اعتماد در تیم‌های جهانی بسیار مهم است و با دیدن هنجارها و رفتارهای شخص از طریق لنز همکار راه دور، به دست می‌آید (دنیا را با چشم و افکار آن‌ها ببیند).

همکارم مارک مورتنسون و من، دانش انعکاسی را به عنوان وسیله‌ای برای ایجاد درک و اعتماد تعریف کرده‌ایم که در قالب یک مثال، در اینجا توضیح داده شده است:

لنا، مدیر بازاریابی از تل آویو، همیشه احساس می‌کرد همکارش در دفتر دانمارک برخورد سردی با او دارد. بارها شده بود که وقتی از پشت تلفن سوالی می‌پرسید با سکوت مواجه می‌شد و این برای او بسیار ناامید کننده بود.

در دفتر تل آویو، یعنی محل کار قبلی لنا، هنجارهای ارتباطی شامل شوخی‌های کنایه‌دار و بی‌قاعده بود. اگر او برای ابراز نارضایتی به همکار زیردست خود می‌گفت که دختر چهار ساله من بهتر از این کار می‌کند، او می‌دانست که همکارش این مورد را توهین تلقی نمی‌کند.

با این حال، درک لنا در مورد هنجارهای ارتباطی، بعد از گذراندن وقت با همکارش در دفتر دانمارک، تغییر کرد. او متوجه شد که در آن جا مردم با یکدیگر آهسته و مودبانه صحبت می‌کنند. برای نشان دادن احترام به یکدیگر، به طور رسمی تعامل می‌کنند. او یک کارمند را دید که بعد از ورود به دفتر سرپرست، کمی خم می‌شود (تعظیم کوتاه برای نشان دادن احترام.) در مقایسه، لنا با صدای بلند حرف میزد و جدل می‌کرد.

او توانست پی ببرد که لحن صحبت او برای همکار دانمارکیش چقدر پرخاشگرانه و نامناسب به نظر می‌رسیده است. او شروع به منعکس کردن هنجارهای همکار دانمارکی خود کرد و پی برد که چقدر نسبت به همکار خود رفتار پرخاشگرانه و خشنی بروز داده است و  می‌توانست رفتار بهتری با او داشته باشد.

راهکارهای ایجاد حس اعتماد بین کارمندان

همگی ما از اهمیت اعتماد در محیط کار آگاه هستیم. تنها کافی است این حس را در محیط کار ایجاد کنیم. برای این منظور، حس اعتماد باید در میان کارمندان، مدیران و سازمان ایجاد شود. چند راهکار کارآمد برای ایجاد حس اعتماد بین کارمندان به شرح زیر هستند:

برقراری ارتباط منظم: وقتی صحبت از اعتماد می‌شود، برقراری ارتباط موثر (هم به صورت رسمی و هم غیررسمی) یک امر ضروری است. صحبت کردن در مورد مسائل کاری و غیرکاری می‌تواند در ایجاد این ارتباط موثر باشد. 

احترام قائل شدن برای یکدیگر: حس اعتماد بدون احترام و حمایت متقابل ایجاد نمی‌شود. حفظ استانداردی از اعتماد و حمایت هنگام برقراری ارتباط و کار کردن باعث می‌شود تا کارکنان از نظر روانی احساس امنیت کنند و بر روی اهداف سازمانی متمرکز بمانند. 

حفظ ارزش‌های اخلاقی سازمان: رهبران قابل اعتماد، کسانی هستند که به اخلاق اهمیت می‌دهند. به منظور ایجاد حس اعتماد در میان کارمندان باید اهمیت به مسائل اخلاقی را نه‌تنها در گفته‌ها بلکه در اعمال خود نشان دهید. چنین رهبرانی خود از قوانینی که می‌گذارند، تبعیت می‌کنند و به این طریق، استانداردهای اخلاقی خود را با کارمندانشان نیز به اشتراک می‌گذارند. 

بها دادن به هنجارهای مرتبط با اعتماد: مدیران، قدرت ایجاد فضا و تعیین وظایفی که موجب کار تیمی می‌شوند را در اختیار دارند. از طریق ایجاد کارهای تیمی بیشتر، هنجارهایی برای اعتماد و همکاری در میان کارمندان خود ایجاد نمایید. 

در خدمت تیم بودن: حس اعتماد در محیط کار تنها زمانی ایجاد می‌شود که مدیران بر نیازهای کارمندان خود تمرکز داشته باشند. خدمت کردن، ایجاد حس تعلق، تاکید بر کار تیمی و به اشتراک‌گذاری قدرت، توجه جداگانه به تک تک اعضای تیم همگی روش‌هایی هستند که نشان می‌دهند کارمندان برایتان اهمیت دارند. چنین رفتارهایی موجب ایجاد حس اعتماد میان اعضای تیم می‌شود. 

چگونه حس اعتماد بین کارمندان موجب بهبود عملکرد می‌شود؟

فرهنگ اعتماد در محیط کار موجب بهبود عملکرد می‌شود اما این اعتماد بدون برقراری ارتباط مثبت حاصل نخواهد شد. به عبارت دیگر، اعتماد و برقراری ارتباط مانند قضیه‌ی مرغ و تخم مرغ است: برای ایجاد حس اعتماد باید ارتباط بین کارمندان را پرورش دهید و زمانی که به این هدف دست پیدا کنید، برقراری ارتباط موجب اعتماد بیشتر می‌شود. 

اعتماد به سطوح بالاتری از تعهد سازمانی مرتبط است. با سطوح بالاتر اعتماد، کارمندان نسبت به سازمان وفادارتر می‌مانند، صادقانه‌تر با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، دانش خود را به اشتراک می‌گذارند، مشکلات را حل می‌کنند و ایده‌های خلاقانه‌تری را ارائه می‌دهند. 

اعتماد در بهزیستی کارمندان، نقش مهمی را ایفا می‌کند. روابط مثبت موجب ایجاد حس تعلق و حمایت اجتماعی می‌شوند. انسان یک موجود ذاتاً اجتماعی است. به همین دلیل است که به چنین روابط مثبت و قابل اعتمادی برای ایجاد بهزیستی روانی و فیزیکی  نیاز دارد. نبود اعتماد میان کارمندان و حتی کارفرما موجب عملکرد ضعیف یک سازمان می‌شود. 

اعتماد موجب برقراری ارتباط قوی و بهزیستی موردنیاز برای ایجاد یک تیم کارآمد می‌شود. در صورت عدم وجود اعتماد، کارمندان به راحتی تمرکز خود بر اهداف سازمانی را از دست می‌دهند، نسبت به یکدیگر حالت تدافعی پیدا می‌کنند، اطلاعات و منابع را با دیگران به اشتراک نمی‌گذارند و در نتیجه، عملکرد کلی سازمان دچار مشکل می‌شود.

استفاده از فرهنگ سازمانی به منظور ایجاد حس اعتماد بین کارمندان

یکی از بهترین روش‌های ایجاد حس اعتماد در محیط کار از طریق فرهنگ سازمانی است. در سطح سازمانی، کسب‌وکارها می‌توانند برقراری ارتباط، همکاری و احترام در محیط کار را تعیین کنند. به عبارت دیگر، فرهنگ سازمانی می‌تواند به ایجاد حس اعتماد کمک کند. به عنوان مثال، می‌توان با برگزاری رویدادهایی با هدف توسعه‌ی روابط میان فردی یا مشارکت دادن کارمندان در فرآیند تصمیم‌گیری، فرصتی برای ایجاد حس اعتماد در میان کارمندان به وجود آورد. 

علاوه بر این، سازمان‌ها می‌توانند حس اعتماد را از طریق افزایش برقراری ارتباط میان تیم‌ها و دپارتمان‌ها بهبود دهند. فراهم‌سازی کانال‌های ارتباطی کارآمد بین مدیران و کارمندان، ارائه ابزارها و تکنولوژی‌های موردنیاز برای برقراری ارتباط آسان میان کارمندان، گوش دادن به اعضای تیم و همچنین برآورده کردن درخواست‌های آن‌ها، همگی نمونه‌هایی از ایجاد فرهنگ سازمانی مبنی بر حس اعتماد در میان کارمندان به شمار می‌روند. 

کلام آخر

ایجاد حس اعتماد بین کارمندان، برای تیم‌ها و سازمان‌های جهانی بسیار مهم است، اما این چیزی نیست که شما بتوانید مردم را مجبور به انجام آن کنید. این احساسی است که در طول زمان به روش‌های مختلفی توسعه پیدا می‌کند. به همین دلیل لازم است که بدانید چگونه انواع مختلف اعتماد و دانش می‌توانند به تیم‌های جهانی کمک کنند. ایجاد حس اعتماد بین کارمندان می‌تواند، انگیزه و روحیه‌ی افراد را بهبود بخشد و نتایج خوبی به سازمان‌ها ارائه دهد.

منبع: hbr.org