برای ایجاد یک تیم چابک، تعهد به ثبات سازمانی را افزایش دهید!

تیم چاپک
نویسنده: امین خیبر
آخرین بروزرسانی: ۱۳۹۹/۰۳/۰۶

اغلب به ما گفته می‌شود که برای مقابله با تغییرات ناگهانی و دراماتیک، شرکت‌ها باید چابک و انعطاف‌پذیر باشند. این گفته هیچ‌گاه بیشتر از امروز صادق نبوده است، زیرا ما در تلاش برای مقابله با تغییرات ناشی از همه‌گیری ویروس کرونا هستیم؛ اما تحقیقات جدید نتایج متناقضی را نشان می‌دهد، به این ترتیب که به منظور دستیابی به چابکی و انعطاف‌پذیری واقعی، در درجه نخست شرکت‌ها باید تعهد به ثبات سازمانی را تقویت کنند.

پایه و اساس تعهد به ثبات سازمانی همان چیزی است که افراد با اعتماد به نفس، حس امنیت و خوش‌بینی در هنگام مواجه با تغییرات مخرب در محیط کار احساس می‌کنند و این به نوبه‌ خود به آنها اجازه می‌دهد تا آرامش خود را حفظ کنند، منطقی رفتار کنند و به طور کارآمد با شرایط جدید انطباق یابند. با به خاطر داشتن این موضوع، ما هفت روش مبتنی بر شواهد را پیشنهاد می‌دهیم که رهبران و مدیران می‌توانند برای ایجاد یک پایه و اساس با ثبات در شرایط بحرانی از آنها استفاده کنند.

افزایش تمرکز

در اثر تغییرات اساسی، افراد پریشان می‌شوند. آنها در مورد آنچه اتفاق می‌افتد و آنچه در آینده اتفاق خواهد افتاد، نگران می‌شوند. اختلالات شدید و تهدیدآمیزی که امروزه با آن‌ها روبرو هستیم، می‌توانند منجر به رفتارهای مقابله‌ای زیان‌آور و تصمیمات نادرستی شوند که از تبدیل تهدید به هراس و وحشت متغیر خواهد بود. به عنوان مثال، در احتکار بی‌رحمانه که موجب خالی شدن قفسه‌های فروشگاه می‌شود.

برای مقابله موثرتر، رهبران باید اولویت‌ها را تعیین کنند. البته، اولویت اصلی در حال حاضر این است که افراد بر آنچه از همه مهم‌تر است یعنی سلامتی و ایمنی تمرکز کنند. این بدان معناست که رهبران باید تمام تلاش خود را در جهت تقویت اقدامات مرتبط با فاصله‌گذاری اجتماعی به منظور مهار شیوع ویروس کرونا انجام دهند. پس از آن، اولویت بعدی آنها‌، تعیین وظایف و کارکردهای مهم برای ادامه کار است.

رهبران باید در تعیین اولویت‌های برتر و سپس ارتباط دادن آنها با تیم‌هایشان، نظم و ارتباط داشته باشند. از آنجا که بسیاری از کارمندان در سراسر جهان دورکاری می‌کنند، پتانسیل برای حواس‌پرتی‌ها و سوء تعبیرها بیشتر از گذشته است؛ بنابراین، بارها و بارها اولویت‌های خود را واضح کنید و تمام تلاش خود را در جهت تمرکز کارمندان بر آن اولویت‌ها انجام دهید.

در حال حاضر، زمان مناسبی برای پیشبرد ابتکارات جدید و تغییرات در سراسر سیستم نیست. این کارها را به بعد موکول کنید زیرا شرکت در حالت جنگ برای بقا قرار دارد و اولویت‌های خود را مجدداً ارزیابی کنید. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌های دارویی با متوقف کردن پروژه‌های خود و تمرکز بر تلاش برای ساخت واکسن‌ها و آنتی‌ویروس‌های مرتبط با این همه‌گیری، این کار را انجام داده‌اند.

تعهد به ثبات سازمانی

از بین بردن موانع

رهبران باید مراقب موانع باشند که این امر می‌تواند تعهد به ثبات سازمانی و اعتماد به نفس تیم را تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان مثال، ما به سرعت درمی‌یابیم که سیستم‌ها و ابزارهای دورکاری همیشه نمی‌توانند در هنگام افزایش ناگهانی تقاضا برای دورکاری منطبق باشند.

شرکت‌ها باید تا جای ممکن از کارمندان خود حمایت و پشتیبانی کنند. به منظور کمک به تسهیل جلسات و ارتباطات میان کارمندان، شرکت‌ها می‌توانند وسیله‌های مختلف ویدیو کنفرانس را ارائه دهند، چندین اپلیکیشن جایگزین را برای پشتیبانی در موارد عدم موفقیت برنامه‌های گذشته انتخاب کنند. برای کمک به والدین شاغلی که در طول روز وظیفه مراقبت از کودکان را نیز بر عهده دارند، برخی از رهبران جلسات را خارج از ساعات اداری زمان‌بندی می‌کنند و ویدئوهای ضبط شده با رزولوشن پایین را برای مشاهده به صورت غیرهمزمان در اختیار آن‌ها قرار می‌دهند.

به عنوان یک رهبر، با به ‌کارگیری ابزارها و فرآیندهای کاری جدید، شما باید با اعضای تیم ارتباط نزدیکی داشته باشید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا به سرعت نیروهای بی‌ثبات کننده را شناسایی کنید، آنها را در نطفه خفه کنید و از راه‌حل‌های خلاقانه استفاده کنید. موانع را پیش‌بینی کنید، راه‌حل‌ها را برنامه‌ریزی کنید و آنها را به سرعت به منظور جلوگیری از اختلالات بیشتر به کار گیرید، در نتیجه تعهد به ثبات سازمانی افزایش می‌یابد.

بیشتر بخوانید: نحوه کنترل واکنش نسبت به پیامدهای منفی و جلوگیری از آسیب پذیری

از بین بردن موانع

شکست را بهینه کنید

رهبران با استقبال از ایده‌های جدید و امتحان کردن پیشنهادهای کارمندان خود، امنیت روانی را برای آنها ایجاد می‌کنند. آنها همچنین می‌توانند این کار را با استفاده از شکست به عنوان یک مفهوم آموزنده برای تمامی افراد، با اجتناب از مقصر دانستن یک فرد و به جای آن درس گرفتن از آنچه اتفاق افتاده است، انجام دهند. زمان اختصاص داده شده در جلسات هفتگی به این نکات آموزنده می‌تواند به نتیجه‌بخش بودن آنها کمک کند.

رهبران می‌توانند با اجرای بررسی‌های چرخه سریع پس از اقدام با افراد و با کل تیم، ثبات را به تیم تزریق کنند. این‌ها باید مکالمات ایمنی باشند که بهترین شیوه‌های یادگیری را دربرگیرند زیرا آنها به روش‌های جدید تعاملی و تجربی کار می‌کنند که قبلا موثر نبوده‌اند. مستندسازی از این آموزه‌ها نیز به جهان پس از پایان همه‌گیری با روش‌های جدید برای سازماندهی و هماهنگ‌سازی کاری کمک خواهند کرد.

کارهای نمونه توسط فورد، تری‌ام (3M) و جی‌ای هلث‌کر (GE Healthcare) صورت گرفته است. این شرکت‌ها با هم همکاری کرده‌اند تا به سرعت تجهیزاتی را از ماسک صورت گرفته تا ونتیلاتورها تولید کنند. این شرکت‌ها با طراحی‌های ساده تولید و زنجیره‌های تامین جدید در جهت تولید قطعات و اجزای مختلف در حال فعالیت هستند. این یک ابتکار عمل خلاقانه و جسورانه است که نیازمند بهینه‌سازی شکست به عنوان تلاش‌های تیمی برای حل و رفع مجموعه‌ای از مشکلات بزرگ و کوچک پیش‌بینی نشده است.

تزریق خوش‌بینی

ناپلئون یک جمله معروف دارد که می‌گوید: رهبران، دلالان امید هستند. در خلال بحران‌ها، رهبران باید اعتماد به نفس، قدرت و مثبت ‌اندیشی را القا کنند. این‌ها ویژگی‌های تثبیت‌کننده همانند خوش‌بینی هستند. کلیشه قدیمی درست است: رهبران دانا می‌دانند که هر مشکل یک فرصت را به همراه دارد. اگر آن‌ها به این فرصت‌ها توجه کنند و تیم‌ها را برای سرمایه‌گذاری بر آن‌ها توانمند سازند، تعهد به ثبات سازمانی افزایش می‌یابد و در نتیجه، حس تثبیت‌کننده‌ خوش‌بینی بین اعضای تیم القا می‌شود.

هیچ یک از این‌ها به معنی انکار واقعیت یا تلطیف اخبار بد نیست که هر دوی این‌ها موجب بدبینی و بی‌اعتمادی می‌شوند. رهبران باید با صراحت مشکلات و ناامیدی‌ها را تایید کنند و سپس با خوش‌بینی اما عمل‌گرایانه بر عبور از شرایط سخت تمرکز نمایند.

بیشتر بخوانید: سه تفکر که به من امید، دیدگاه مثبت، آرامش و توانایی می‌بخشند

تزریق خوش‌بینی

قوت قلب دادن به افراد

بحران و تغییر ناگهانی موجب اضطراب می‌شود؛ پس باید تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا ذهنیت افراد را برای مواجه با آن آماده کنید. همان‌طور که گفته شد، برقراری تعادل بین واقع‌گرایی و خوش‌بینی بسیار حائز اهمیت است، پس انتظار بیش از حد نداشته باشید؛ اگر این چنین کنید، اعتماد که سنگ بنای تعهد به ثبات سازمانی است از بین خواهد رفت.

تا جایی که امکان‌پذیر است، بر اشتراک‌گذاری اطلاعات دقیق و مثبت در مورد سلامت مالی سازمان، استراتژی‌های مخصوص برای رهایی از رکود اقتصادی، حفاظت از کارمندان و امنیت شغلی آنها تمرکز کنید. این پیام‌ها تاثیرات بسزایی بر تعهد به ثبات سازمانی می‌گذارند زیرا شک، تردید و ترس را از بین می‌برند. به همین ترتیب، توضیح دلیل کمبودها به صورت ساده و شفاف به افراد کمک می‌کند تا ضرورت‌ها را بهتر درک کرده و بپذیرند. خبرهای ناخوشایند واقعی نسبت به ارتباطات گمراه‌کننده یا غیرواقعی، از ثبات بیشتری برخوردار هستند که اغلب موجب می‌شود تا افراد بدترین حالت را در نظر گیرند.

علاوه بر این، در زمان بحران از همیشه مهم‌تر است که رهبران وقت بیشتری را با اعضای تیم خود سپری کنند. این می‌تواند به سادگی یک تماس تلفنی «چند دقیقه وقت داشتم و خواستم از احوالت باخبر شوم» و با دقت گوش دادن به نگرانی‌های آنهاست. بهتر است که قبل از هرگونه سوال کاری، احوالپرسی کنید. این بدان معنی است که ابتدا از فرد حال و احوال خود و خانواده‌اش سوال کنید. اجازه دهید که بدانند به آنها اهمیت می‌دهید. سپس از آنها سوال کنید که کارها چگونه پیش می‌روند و چگونه می‌توانید به آن‌ها کمک کنید.

به عنوان یک رهبر، برای مفید بودن لازم نیست که هر مشکل عملی یا عاطفی را حل کنید. فقط گوش دادن با همدلی می‌تواند تغییر زیادی ایجاد کند. شما می‌توانید با اختصاص دادن وقت، پشتیبانی عاطفی و ابراز قدردانی، تعهد به ثبات سازمانی را تقویت بخشید.

بیشتر بخوانید: اجازه ندهید که افکار منفی و مخرب، سازمان شما را در خود غرق کند

قوت قلب دادن به افراد

منابع را هماهنگ کنید

«بیشترین تاثیر با کمترین امکانات»، یک اقدام روحیه‌بخش است و در زمان بحران موجب انرژی‌ بخشی و جلب رضایت افراد می‌شود. افراد خسته و پریشان همراه با منابع محدود تنها به بی‌ثباتی موجود در شرایط بحرانی می‌افزایند؛ بنابراین، بهتر است بر تلاش در جهت برقراری تعادل بین تقاضاهای کاری و منابع در دسترس تمرکز کنید.

اقدامات انجام شده به منظور کاهش فشار سنگین بر کادر درمانی را در نظر بگیرید زیرا آنها سعی کرده‌اند که در این دوران بحران با کمبود در زمینه ‌تجهیزات و امکانات محافظت شخصی، شغل خود را به بهترین شیوه ممکن انجام دهند. از نظر تقاضا، دستورالعمل‌هایی برای اجرای اولویت‌بندی و مراقبت از بیماران صورت گرفته است؛ از نظر تامین، منابع به واسطه بازیافت تجهیزات، ایجاد ظرفیت سرریز در انبارها و گسترش زنجیره تامین در حال افزایش هستند.

البته، یک واکنش رایج به فشار اقتصادی این است که شرکت‌ها هزینه‌ها را کاهش دهند، استخدام‌ها را متوقف سازند، ارتقا مقام و افزایش حقوق را به تعویق بیندازند و حتی تعدیل نیرو کنند. اگرچه، پیش از انجام چنین اقداماتی، مکث و تفکر در مورد تاثیرات آن بر کارمندان و شرکای تجاری لازم است. آیا این کار موجب افزایش تعهد به ثبات سازمانی می‌شوند یا برعکس؟ البته ممکن است کاهش هزینه‌ها ضروری باشد اما رهبران باهوش بر تاثیر اقداماتشان بر کارمندان تحت استرس که به کمک نیاز دارند تا سالم و قوی باقی بمانند و در نتیجه سخت کار کنند تا راه حل‌های خلاقانه‌ای را برای کاهش تقاضا و افزایش منابع ارائه دهند، فکر می‌کنند.

اگر تصمیم به انجام اقدامی بی‌ثبات‌کننده مانند اخراج کارمندان دارید، بر نحوه انجام آن و پیامی که می‌دهید بسیار دقت کنید. چه چیزی برای محافظت از کسب و کار لازم است و رهبران چگونه می‌توانند روشی برای به حداقل رساندن تاثیر بر کاهش تعهد به ثبات سازمانی را پیش رو بگیرند؟ یکی از شرکت‌ها، برنامه‌هایی برای تعدیل نیرو در یک دپارتمان خود داشت، اما صاحبان شرکت کمی مکث کردند تا عواقب آن را در نظر بگیرند و دریافتند که می‌توانند صرفه‌جویی در هزینه‌ها را به طور گسترده‌تری در سازمان توزیع کرده و فشار موجود را تسهیل بخشند.

برنامه برای بازیابی

برای ایجاد تعهد به ثبات سازمانی برای بازگشت به شرایط عادی، یک برنامه برای بازیابی طراحی کنید. لازم نیست که کامل و بی‌نقص باشد، هیچ‌کس کامل نیست. فقط کافی است هر آنچه در توان دارید را انجام دهید تا کارمندان از گام‌های اولیه در جهت بازیابی، اطلاعات کامل داشته باشند. حتی یک برنامه دشوار بازیابی نیز نقشه راهی برای تمرکز کارمندان ایجاد می‌کند و موجب می‌شود که در پایان بسیار نتیجه‌بخش باشد. نشان دادن پیشرفت در آن برنامه، می‌تواند به لحاظ روانی تاثیر مثبتی بر تعهد به ثبات سازمانی داشته باشد.

برنامه‌های احتمالی را نیز توسعه دهید. به عنوان مثال، با در نظر گرفتن این احتمال که ممکن است برخی از کارمندان در دوران این بحران بیمار شوند، رهبران باید جایگزین‌هایی را برای نقش‌های کلیدی و اصلی شرکت در نظر بگیرند. چنین برنامه‌هایی موجب افزایش اعتماد به نفس می‌شود که به نوبه خود به تقویت تعهد به ثابت سازمانی تیم‌ها کمک خواهد کرد. حتی اگر این سناریوها دقیقا به نتیجه نرسند، برنامه‌ریزی برای شرایط اضطراری با فراهم آوردن تیم‌هایی با طرح‌هایی برای انطباق، تعهد به ثبات سازمانی را ایجاد می‌کند. این امر اعتماد به نفس آنها در توانایی مقابله با شرایط غیرمنتظره را بیشتر می‌کند و به آن‌ها کمک خواهد کرد تا با آرامش بیشتر کار کنند و سریع‌تر به حالت عادی بازگردند.

منبع: hbr.org

مطالب پیشنهادی:

کتاب انسانیت (HumanKind): یک کتاب الهام بخش برای تغییر دنیا

کتاب انسانیت (HumanKind): یک کتاب الهام بخش برای تغییر دنیا

من همیشه بر این باور بوده‌ام که مهربانی بهترین شاخص زیبایی است. برای اثبات این موضوع تنها کافی است که مادربزرگم را مثال بزنم. بخشنده، معلم و فهیم، او تا زمانی که در سن 84 سالگی دار فانی را وداع گفت هر سه ویژگی را با هم داشت و بدون شک بسیار زیبا بود. او با چشمانش...

بهترین استراتژی‌های مدیریت فروش موفق

بهترین استراتژی‌های مدیریت فروش موفق

شما به عنوان یک مدیر فروش، مسئول هستید تا تیم خود را به سمت اهداف مالی سازمان یا شرکت هدایت کنید و درآمد بیشتری برای مجموعه کاری‌تان ایجاد نمایید. فرآیند مدیریت فروش را می‌توان در سه بخش، طبقه بندی نمود: استراتژی توسعه و پیاده سازی فروش: روشی که تیم شما با استفاده از...

آیا «دستورالعمل محرمانه داستان پیکسار» برای تیم شما هم کار می‌کند؟

آیا «دستورالعمل محرمانه داستان پیکسار» برای تیم شما هم کار می‌کند؟

شاید باور این قضیه برایتان سخت باشد که پیکسار (شرکت آمریکایی معروف ساخت انیمیشن‌های رایانه‌ای)، زمانی یک استارتاپ نامنظم بود. اندرو استنتون، فیلم ساز مبتکر و صاحب شرکتی با افتخار نویسندگی و کارگردانی انیمیشن‌های دیوار E و پیدا کردن نمو (Finding Nemo) است. طبق گفته‌ی...

0 دیدگاه

یک دیدگاه بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

در پینترست پین کنید

این را به اشتراک بگذارید